Hoe komt het dat we na meer dan 20 jaar nog altijd niet fatsoenlijk kunnen e-mailen?

Leestijd: 1 minuut

Zie jij regelmatig de bodem van je inbox?
Proficiat! Dan ben jij de uitzondering.
En toch mailen we met zijn allen al meer dan 20 jaar.
Je zou dan toch verwachten dat we dit zo stilaan onder de knie hebben?

Ergens in de vroege jaren 70 van de vorige eeuw werd de eerste elektronische mail verstuurd.
Maar het was pas begin jaren 2000 dat we met zijn allen de geneugten van e-mail ontdekten.

Ik herinner het me nog goed. Klamme handen op het klavier, verwondering om het razendsnelle antwoord, maar ook het schaamrood bij de eerste “reply to all” blunder.

Gaandeweg veranderde de bondgenoot in een te duchten vijand.
En nu zijn we zelfs bang om onze inbox te openen na een weekje vakantie.

Daarom 5 confronterende stellingen over e-mail.

Stelling 1: We doen het onszelf aan

Wie stuurt al die e-mails? Juist ja, jij en ik.
Elk mailtje dat je de wijde wereld instuurt, kan de sneeuwbal zijn die de lawine veroorzaakt.
Daarom: geef het goeie voorbeeld. Bedenk altijd hoeveel werk je de anderen bezorgt met dat achteloze mailtje.

Stelling 2: E-mail maakt ons lui

We doen amper moeite om onze boodschap duidelijk te verwoorden.
Dus nog meer (ontcijfer)werk voor de ander.
Daarom: stel je in de plaats van de ontvanger(s) van je mail.
Zorg voor een duidelijk onderwerp, hou je e-mail kort, to the point en kristalhelder.
En lees ‘m na ...
Men zal van je houden.

Stelling 3: Je cc is vaak een "cover career" of cya (cover your ass)

Niks zo makkelijk als alles en iedereen in de conversatie te betrekken. Zo ben je altijd gedekt.
Daarom: stop hiermee! Denk na waarom iemand in cc moet en geef dat ook aan in je mail.

Stelling 4: Onze inbox is onze todo lijst

We pikken er wat werk uit dat dringend is, of leuk, en gaan daarmee aan de slag.
Op deze manier krijgen we ‘m natuurlijk nooit leeg.
Daarom: werk niet uit je inbox maar ga op zoek naar een goeie methode om je inbox te verwerken.
Pas daarna ga je inhoudelijk werken.

Stelling 5: We zijn verslaafd aan e-mail

Wat is het eerste dat je doet op je werk? Je e-mails lezen?
Waarom?
Ik kan tal van redenen bedenken maar ik nodig jullie uit om er eens zelf bij stil te staan.
Wedden dat die inbox dan een paar uurtjes wachten kan?
Daarom: begin je dag met iets dat belangrijk(er) is en geef je inbox de status van de oude roestige brievenbus op je oprit.
Af en toe leegmaken will do.

door Dirk Vercruysse op 27 maart 2019
Meer blog posts in de categorie productiviteit

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter