Als ik ooit 's twee minuten tijd heb ...

Leestijd: 3 minuten

Stel: je legt de laatste hand aan een belangrijke presentatie, een collega wandelt bij je binnen en vraagt om hem wat info te bezorgen.
Je denkt, dat is snel gefikst, ik doe ’t meteen. Of ook, ik doe ’t best nu, anders vergeet ik het. 
Je laat alles vallen, zoekt de gevraagde bestanden, mailt ze door en keert dan terug naar je presentatie. 
Het duurt even voor je weer helemaal in je slides zit.
Herkenbaar? En hoe vaak herhaalt dit scenario zich op een werkdag? 

De tweeminutenregel

Ook al zegt de term Getting Things Done (GTD) jou helemaal niks, toch is ’t niet ondenkbaar dat je al ’s iets hebt horen waaien over de tweeminutenregel

David Allen bedacht die regel als een soort van efficiëntie-grens bij het verwerken van stuff
Stuff zijn de dingen in je wereld die je aandacht trekken omdat ze zich nog niet bevinden waar ze thuishoren, of omdat je er misschien nog iets voor moet doen.
De vraag van je collega is dus stuff, al moet je hem dat misschien niet zo vertellen ;-). 

De twee minuten regel is een hit bij productiviteitsfans en aanhangers van de slimmere tijdsbesteding.
Maar soms kruisen rabiate tegenstanders van de regel mijn pad. Zo las ik laatst dit artikel.

De auteur stelt dat volgens David Allen’s tweeminutenregel alle kleine onderbrekingen die in twee minuten kunnen afgewerkt worden, meteen moeten worden gedaan.

De auteur dwaalt.  

Even doceren: met GTD ga je enkel in op ongepland werk, ook al kost het maar twee minuutjes, wanneer dat ongeplande werk belangrijker of dringender is dan wat je je voorgenomen had (gepland) te doen.
Je planning is het resultaat van het regelmatig overlopen van al je opgelijste, uitstaande todo’s.
Je weet dus maar al te goed waarom je deze of gene taak had uitgekozen. 
Iets dat in se maar twee minuutjes zou kosten, kan dan je focus ruïneren.

In bovenstaand geval kan je de vraag van je collega kort noteren (verzamelen) en dan (quasi) ongestoord verder werken aan je presentatie . 
Het idee hier is dat je verzamelen gebruikt als buffer tussen je huidige activiteit en mogelijke ad-hoc acties.  

Wanneer pas je de twee minuten regel dan wel toe?

Met GTD verzamel je dus alles wat je aandacht trekt en potentieel betekenis voor je heeft.
Die dingen als vragen, invallen, rapporten, leeswerk, post, aantekeningen maar ook je e-mails, voice mails, sms’jes etc. dien je regelmatig te verwerken door er beslissingen over nemen. 
Het doel van de beslissen-stap is je stuff te verduidelijken zodat je het op de juiste plek kan organiseren. 
Als je tijdens deze stap een item hebt met een actie die je in minder dan twee minuten kan afronden, doe je dat meteen

En hier zit de efficiëntie-grens: dingen die langer duren om af te werken, dien je in je GTD systeem te organiseren en te voorzien van een concrete eerstvolgende actie. 
Dit denkwerk, samen met het later oppikken van die opgelijste actie, zal je waarschijnlijk meer tijd kosten dan twee minuten. 
Het is met andere woorden sneller om het meteen te doen dan er een taak van te maken.  

Verzamelen geblazen!

Maak dus een gewoonte van verzamelen!
Leg vast en reageer niet direct op anderen of elke inval van jezelf. 

Tenslotte kan het bij een idee, inval of storing nog onduidelijk zijn of er voor jou wel een actie inzit en of die dan twee minuten zal duren. Dat denkwerk doe je eigenlijk pas in de beslissen-stap. 

De uitzondering bevestigt de regel

Ik zou een uitzondering maken als je routinewerk doet of een rondje over een afdeling loopt. Stelt iemand je een vraag en kun je die snel oplossen, doen!
Of als je in huis bent en niet ergens mee bezig bent. Vervang dan direct het kapotte lampje als je het ziet en loop met het kledingstuk direct naar de juiste verdieping. 
Het kan maar weg zijn.  

Tips

Is je interne timer niet echt betrouwbaar?
Gebruik dan een tweeminuten zandloper, of zoek een digitale timer voor op je smartphone. Hoe eenvoudiger, hoe beter.
Of oefen je timing met je elektrische tandenborstel. 
De beste geven een signaal na twee minuten poetsen.
Tandpasta hoeft dan (voor één keer) niet!

Aan jou!

Pas jij de twee minuten regel al toe?
Waar zou hij je kunnen helpen om productiever te zijn?

door Dirk Vercruysse op 15 september 2017
Meer blog posts in de categorie gtd

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter