Laten we deze man gewoon tot Belg naturaliseren: Arjan Broere, auteur, lifehacker en GTD-master.

Leestijd: 13 minuten

Ik zit vandaag samen met Arjan Broere, auteur & blogger over slimmer werken, gepatenteerd levensgenieter en master trainer "Getting Things Done" bij Meereffect in Nederland.  Dag Arjan, wil jij hier nog iets aan toevoegen?

Ik vind het een mooie combinatie, GTD en levensgenieter. Dat dit elkaar niet uitsluit is wel heel wezenlijk.

Je bent ook heel sportief, niet?

Ik doe karate en mijn hardlopen gaat langzaam wat beter. 
Ik ben vader van Stijn en Roos van 12 en 14 en ik woon samen met Manon in Tilburg in een huis van 80 jaar oud. 
Je hoort de projecten overal doorheen komen, als je dat zo op een rijtje zet.

Arjan, hoe ziet een gewone werkdag er voor jou uit? Wanneer sta je op? Wat doe je? Heb je een strikte dagplanning? 

Ik sta rond kwart voor zes, zes uur op. Vind ik ook echt een goeie gewoonte.
Niet iedereen houdt daar evenveel van maar ik vind het prettig het gevoel te hebben dat ik wat voorsprong heb op de wereld, dat nog niet alles in beweging is.
Dan neem ik meestal wat water en citroen, een sinaasappel, wat magnesium en lees ik de krant. 
Ik vind het een mooi moment om te journalen. In Evernote, notitieboek “Notes” openen en gewoon wat dingen die voor ogen staan, ideeën, invalletjes noteren. Soms twee regels, soms tien. 

Waarom doe je dit ’s morgens?

Ik heb het idee dat ’s nachts de dingen aan mekaar geknoopt, opgeruimd worden.
Soms staat je ’s morgens dan opeens iets voor ogen, soms ook niet. Ik vind de ochtend hiervoor erg geschikt, ja.

En de rest van je dag?

Als ik een training heb, zit ik al om 7 uur in de wagen en anders werk ik heel graag thuis.
Ik begin met werken als ’t hele gezin op pad is. Meestal trek ik me terug op zolder.
Vroeger werkte ik aan de keukentafel maar na wat last aan de rug maak ik er een punt van mijn werkplek goed in te richten voor ik start. 

Ik vind het fijn om met grote taken te beginnen en dan liefst schrijfwerk zoals een presentatie, of een document vertalen of een artikel voor de website. Dus liefst starten met maak-en schrijfwerk van wat langere adem, en nog geen mail of kleinere klussen.
Ik gebruik de Omnifocus software om dat verschil te maken. Ik weet meestal wel wat ik op een dag wil doen, voor de iets grotere dingen die ik die dag wil doen, zet ik een vlagje naast de taak.
Dan probeer ik al iets af te hebben zodat ik tegen 10 uur, halfelf het gevoel heb dat ik er al behoorlijk wat heb op zitten. 
Als ik in de auto zit kan ik niet zo productief zijn, dan vind ik vooral podcasts en luisterboeken heel fijn en dan is het gewoon het verkeer ondergaan.

Deel je je werk op in tijdsblokken? Misschien enkel voor de minder aangename taken? En neem je dan een pauze of ga je even bewegen?

Ja, die pauze neem ik wel vaak, bewegen wat minder. Maar als ik de ganse dag thuis werk ga ik wel effe hardlopen.
Kleinere of vervelendere taken of routineklussen, probeer ik voor de lunch te doen of voor ik de deur uitga. 
Ik merk dat er een moment is dat je met elke 5 minuten minder en minder waarde toevoegt en dan gaan bewegen of iets anders gaan doen is heel waardevol.

Time je je pauzes?

Nee, behalve als er iets echt af moet. Op het moment dat ik een hele dag voor me heb, maakt het niet zoveel uit of ik 5 of 10 minuten pauzeer. Dan denk ik, ik haal het wel makkelijk in als ik weer fit ben. 
Ik gebruik niet het strikte van bvb de Pommodoro techniek, die pas ik alleen toe als iets echt dringend af moet en mezelf voor het blok moet zetten. Er zit zeker waarde in het aanhouden van een bepaald ritme maar ik voel zelf goed aan wanneer mijn energieniveau wat daalt of iets me begint tegen te staan. 

Hou je dit regime ook aan tijdens de weekends?

Nee, zaterdag sta ik op tussen 7 en 8 uur en op zondag nog wat later.  

Productief zijn, wat betekent dat voor jou?

Ik schaar me achter de betekenis die David Allen er de laatste jaren aan geeft. Niet per se zoveel mogelijk taken afmaken maar goed weten waar je mee bezig bent en dat doen vanuit een overzicht van wat je allemaal kan doen
En dat je een strategie hebt om je afleidingen te lijf te gaan en de omgeving waarin je zit te managen en daar voldoende mee te interacteren. Er met je hoofd bij zijn dus, want met je volle bewustzijn doe je dingen beter, sneller en doe je waarschijnlijk ook meer. Maar het begint volgens mij met de dingen gewoon goed te doen en met volle aandacht. En werken vanuit dat overzicht natuurlijk.

Geraak jij gemakkelijk in de “flow”? Ervaar je dat dagelijks of is dit eerder zeldzaam?

Zeker als ik aan het schrijven ben of video’s maak, kan ik heel lekker aan de slag zijn, dan vliegt de tijd, dan werk ik goed door.
Dan denk ik ook niet om even naar mijn mail te kijken. Ik kan dat gevoel vrij makkelijk oproepen en dan lang doorwerken. 
Maar ik ben ook niet van steen, dus is het belangrijk waar ik ga zitten. De luxe van thuis werken, is dat ik veel minder storingen ken, dat helpt allemaal wel.

Arjan, ben jij altijd zo productief geweest? Of was er een moment in je leven dat je dacht: zo kan het echt niet verder?

(lachje) Ik heb altijd wel veel gedaan, ook naast mijn betaalde werk: in werkgroepjes zetelen, meewerken aan boekjes of websites … Dat was vaak een hoop gedoe dus ik moet toegeven dat ik niet van nature goed georganiseerd ben of veel talent er voor heb. 
Ik was altijd graag bij van alles en nog wat betrokken maar dat ging niet vanzelf goed …

Hoe heb je GTD ontdekt?

In 2007 was het vrij populair in een groep mensen waar ik veel mee werkte. Ik hoorde zinnige dingen over GTD en heb dan het boek "Making it all work" van David Allen gelezen. Dat sloeg bij me aan omdat het niet heel rigide klonk maar toch een  een systeem bood om gedoe onder controle te houden en mijn natuurlijke slordigheid te lijf te gaan. Het ging ook niet over discipline.
Eerder iets als "ik moet effe door die zone heen zodat 't gewoonten worden" maar ik vond vrij snel mijn draai en dacht "dat gaat voor mij werken".

GTD is behoorlijk populair in Nederland. Is dat al lang zo? Hoe komt het denk je dat GTD veel minder goed gekend is in België?

Ik weet het eigenlijk niet. De eerste GTD golf in Nederland, en dan spreek ik over 2003, 2004, ontstond onder IT'ers en mensen die de Amerikaanse productiviteits-blogs volgden. IT’ers zijn sowieso al meer proces-georiënteerd, dus dat lijkt me logisch.
Vanaf 2006 waren er in Nederland heel wat coaches en trainers die iets met GTD deden.
Toen ik een lifehacking boekje ging schrijven vroeg de Nederlandse uitgever me om me ook op de Belgische markt te richten.
De interesse was er dus zeker, maar ik heb geen idee waarom het in net in Nederland zo hard ging, nee …

Nu ik er zo over nadenk ... het kan misschien een beetje à la de Tipping point van Malcolm Gladwell gelopen zijn (The Tipping Point: How Little Things Can Make a Big Difference). Een paar persoonlijkheden als Taco Oosterkamp en Martijn Aslander gingen al snel aan de slag met GTD. Ze hadden allebei een enorm groot netwerk, deden heel veel spreekbeurten en lezingen, en hielpen graag mensen. Ze slaagden er in Getting Things Done concreet te maken en waren bovendien goede verkopers.

Wanneer had je ’t gevoel dat je GTD onder de knie had? Dat je dacht, GTD is nu voldoende geïntegreerd in mijn leven en werk?

Ik heb een jaar vooral losse ideeën uit GTD gebruikt, maar van meet af aan had ik veel aan het wekelijks onderhoud en de reflectiestap. Ik heb natuurlijk de luxe dat ik mijn werkweek vaak zelf kan bepalen en misschien wat makkelijker de tijd vind. 

Het nut van GTD was me vrij snel duidelijk en ik denk dat daar de hefboom vooral zit, dat de 5 stappen gaan werken als je vooral de reflectiestap consequent doet. Na een jaartje had ik GTD aardig onder de knie en ervoer ik dat de 5 stappen in samenhang meer opleverden dan alleen wat losse technieken er uit toe te passen

Zijn er nog altijd dingen die beter kunnen in je workflows, in je GTD setup?

Ja, iets als "contexten" blijft in beweging. Ook het managen van de dagelijkse workflow blijft best een uitdaging.
En er voor zorgen dat wat ik dagelijks doe in teken staat van iets waar ik op langere termijn naar werk, dat vind ik nog steeds een lastiger punt. Ik doe veel operationele dingen die niet echt bijdragen aan de hogere doelen die ik mezelf stel … en die wil ik natuurlijk ook bereiken.

Heb je voor dat je startte met GTD nog andere methodes of systemen uitgeprobeerd? Of doe je dat nog?

Ik ben altijd nieuwsgierig naar tools of tips of methodes. 
Heb met plezier het werk van Stephen Covey gelezen maar daar miste ik wel 's de concreetheid in. 
Dingen als Timemanagement Ninja voegen dan weer weinig toe. 
De 5 keuzes van FranklinCovey waarin aandacht wordt besteed aan fysieke en mentale energie of Merlin Mann met zijn Inbox Zero talk en zijn 4 D’s vond ik ook interessant. 
Maar GTD is wat mij betreft toch rijker.

Is GTD volgens jou voor iedereen geschikt? 

GTD is er voor iedereen die dingen aan zijn hoofd heeft en daardoor niet zijn beste werk doet
Maar ook privé heeft iedereen commitments te managen en GTD helpt daar zeker. 
De paradox is dat degenen die het ’t minst nodig hebben, het ’t meest interessant vinden. 
Degenen die, oneerbiedig gezegd, maar "wat doen" zullen mss de meeste weerstand hebben om "dit te moeten" en "dat op te schrijven" en "dat lijstje te hebben" etc … terwijl ze er net veel baat bij kunnen hebben. 
Dat is wel ’s een uitdaging, ja …

Wat antwoord je aan mensen die beweren dat een systeem als GTD de creativiteit doodt?

Mijn overtuiging is van niet. 
Uit eigen ervaring weet ik dat het mij altijd heel erg afleidde als ik dacht "moesten die bibliotheekboeken nou terug", of dan zie ik opeens een bonnetje dat ik had moeten inleveren. 
Aan de slag zijn, maar het knagende gevoel hebben dat ik iemand iets beloofd heb, maar geen idee meer heb wat precies.
Die chaos, die gebroken commitments vreten energie, en gaan er voor zorgen dat je minder gaat vertrouwen iets voor elkaar te krijgen

Als het je helemaal niks uitmaakt wat de buitenwereld van je vindt, dan heb je ook geen gebroken commitments en ook geen zorgen. 
Maar op het moment dat je ook maar enigszins het gevoel hebt dat dingen niet goed lopen of dat je nog vanalles moet, maar niet precies weet wat, kom je volgens mij niet toe aan je beste ideeën en je mooiste werk.

GTD gaat al een tijdje mee. Waar zie jij GTD nog evolueren?

Als je de 2001 en 2015 versies van het GTD boek vergelijkt, zie je op het eerste gezicht weinig verschil. 
GTD is misschien iets minder mechanisch geworden, de klemtoon is wat meer verschoven naar beslissen, reflecteren en betekenisvol aan de slag zijn (de Engelse term “engage" dekt hier mss beter de lading). De nadruk is wat meer komen te liggen op wat GTD je oplevert.
Voor de rest denk ik dat GTD af is. Ik verwacht bvb geen GTD 2.0 of een zesde stap of zo. 

Ik ben heel benieuwd hoe jij GTD geïmplementeerd hebt en of er daar een evolutie in te bespeuren is? 

Voor ik kennismaakte met Getting Things Done, werkte ik op een Hogeschool. 
Ik gebruikte toen al takenlijsten waar ik bij noteerde of ik iemand moest bellen of dingen moest kopiëren, gewoon omdat het een heel eind lopen was naar een kopieermachine. Dat idee vond ik later terug in de "GTD contexten". 
Ik werkte toen nog met pen en papier. Toen ik het GTD boek las, heb ik een taakomgeving ingericht in Outlook.
Ik had ook een digitale agenda van HP en hield daar mijn notities in bij. Dat kostte veel moeite maar ik vond dat heel leuk om te doen. 

Vanaf zodra de smartphone opkwam, had ik er eentje en ging ik uitzoeken hoe ik er taken mee kon doen en ideeën vasthouden. En toen smartphones krachtiger werden, ben ik andere tools gaan gebruiken. Om op de hoogte te blijven van de nieuwe tools, volg ik een aantal blogs.

Wat gebruik je op dit moment?

Evernote voor referentiemateriaal, archief en notities. Omnifocus voor projecten en taken, dus voor alles wat “actionable" is. 
Ik gebruik beide tools op al mijn toestellen (MacBook, IPhone en IPad). 
Oh ja, ik heb net een Moleskine boekje besteld dat met Evernote samenwerkt. Ik had namelijk zin om weer ’s wat meer op papier te gaan krabbelen, misschien brengt me dat weer wat nieuws. 

Arjan, laten we even uitzoomen. Heeft GTD je veranderd? Heeft het een invloed gehad op je relaties met anderen?

Ik vergeet veel minder, ik ben betrouwbaarder en regel veel vaker dingen rond school, tandarts enzovoort. 
Soms ontgaat me nog wel ’s iets, maar meestal besef ik dat ik het helemaal niet zo belangrijk vond, en het daarom waarschijnlijk niet opgeschreven heb. Het zijn dus zelden systeemfouten. 
Maar de wezenlijke verandering is toch dat je betrouwbaarder wordt en ook rustiger, dat je preciezer bent in de commitments die je aangaat en ze dan ook nakomt. 

Met mijn zoon kijk ik één keer per week vooruit naar de week die komen gaat, dat is een gewoonte die ik zonder GTD waarschijnlijk nooit had bedacht of misschien zelfs een beetje raar zou gevonden hebben. 
Nu vind ik het de normaalste zaak van de wereld dat je tijd besteedt aan vooruit kijken en plannen en terugkijken. 

Je hebt jonge kinderen, nemen ze jouw inzichten zonder slag of stoot over? Of zien ze je als die vervelende GTD leermeester?

(lacht) Ze vinden het heel fijn dat alles op het gebied van techniek goed geregeld is. Dat een laptop na een crash weer snel up and running is. 

Ze zien vooral de praktische voordelen?

En ze weten dat dingen in orde komen. Simpele dingen als bibliotheekboeken die op tijd teruggebracht worden, afspraken die nagekomen worden. Ik sta thuis echt niet met een viltstift aan een whiteboard om de kinderen te trainen en certificeren. Ze hebben nog enige vrijheid ja … (lacht)

Tot slot, Arjan, heb jij nog één tip of advies voor de hopeloos ongeorganiseerde medemens? 

Het is mijn overtuiging dat als je af en toe de tijd neemt om over je werk na te denken, gewoon 5 minuutjes, en ik denk dat het begin van de dag daarvoor een uitstekend moment is, je bewuster wordt van waar dingen anders en beter kunnen. 
Vijf keer per week vijf minuutjes bij het begin van de dag, bij een kopje koffie of thee, even mijmeren over "wat wordt dit voor een dag" en de dag nadien nagaan "wat was dat gisteren voor een dag?”. 
Dat is het eenvoudigste dat je kan doen. 
Dat kan tijdens de wandeling van de parkeergarage naar de voordeur van je kantoor, of terwijl het koffietje doorloopt in je peperdure Jura espressomachine. Alleen dat levert je al heel veel op. 
Nadenken over je werk en niet alleen maar doen.

Dat is een hele mooie. 

En die kost niks he. Je hoeft geen app te hebben en geen smartphone. Je kunt het gewoon doen. 

Arjan, heel erg bedankt om met ons te praten!

door Dirk Vercruysse op 07 januari 2017
Meer blog posts in de categorie interview

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter