Hoe doe je iemand glimlachen in een meeting?

Leestijd: 1 minuut

Vorige week ontving ik een meeting request van onze teamleider Peter.
Ik lees ‘m even voor:

Beste collega,

Er is heel wat frustratie over de stortvloed aan interne e-mails binnen ons bedrijf.
Laat ons het heft in eigen handen nemen en een eerste aanzet geven tot een efficiëntere e-mailcultuur.
Wat dat uiteindelijk op moet leveren laat ik voorlopig in het midden.
Ik wil alvast een uur reserveren om de problemen met interne e-mail zuiver te krijgen.
Ik heb jou uitgenodigd omwille van je sprankelende ideeën.

Dinsdag 29 januari, Zaal Obelix, van 10 tot 11u. We eindigen op tijd.

Agenda:

  • oplijsten moeilijkheden met interne e-mail
  • beslissen over volgende stappen

Denk al ’s na over wat jij zelf vervelend/moeilijk/frustrerend vindt?


Ik ben goed op tijd, de andere deelnemers ook.
Klokslag 10 sluit Peter de deur en bedankt ons om er bij te zijn.
In de hoek staat een flip chart met de agendapunten.
“Ik heb jullie graag voor de volle 100%, dus liever geen laptops en telefoons op stil”.
Peter toont een kort filmpje. Daarin hebben drie mensen minstens 10 mails nodig om tot een lunchafspraak te komen.
We moeten hard lachen om zoveel herkenbaarheid.

We nemen 10 minuten om onze frustraties neer te schrijven.
Op de tafel liggen post-it’s en voldoende pennen.
We verzamelen ons denkwerk op de muur.
Peter groepeert en consolideert de post-it’s en vraagt sommige te verduidelijken.
Sofie van HR stelt voor om een Top 5 van moeilijkheden te weerhouden.
We vinden het een goed idee en besluiten ons de volgende keer te concentreren op deze "nasty 5".

De laatste 10 minuten bespreken we de vervolgstappen.
We zijn allemaal enthousiast en het is een makkie om een groepje van 3 mensen te weerhouden.
Zij zullen vanaf nu wekelijks samenzitten met Peter.

11 uur. Peter bedankt iedereen voor de goede sfeer en waardevolle ideeën.

Ik keer glimlachend terug naar mijn bureau.

Ja, zo kan het ook …

Hoe verlopen meetings bij jou?
Verlegen om inspiratie?

Last-minute meeting?
Geen zaal gereserveerd?
Geen agenda?
Geen gewenste uitkomst?
Geen idee waarom jij er bij moet zijn?
Meeting veel te lang?
Deelnemers te laat?
Geen stiften? Whiteboard vuil? Geen papier op flip chart?
Oeverloze discussies?
Geen duidelijke acties op einde van meeting?
Meeting loopt uit?
...

Hebben jullie ook soms nood aan “beter" en misschien "een Peter"?

door Dirk Vercruysse op 08 februari 2019
Meer blog posts in de categorie productiviteit

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter