Extreme make over: Getting Things Done in HR land

Leestijd: 3 minuten

Ik coachte onlangs twee dames, beide HR business partner, met de GTD methode. Het bedrijf waarvoor zij werken is in volle transformatie en dat hadden ze geweten. Een kleine bloemlezing van dingen die ze wilden aanpakken: overvolle mailbox, onduidelijke prioriteiten, uitstelgedrag, onvoldoende focus, beperkt overzicht, onrust. Het werden enkele pittige sessies maar ik laat ze hier liever zelf aan het woord. En zoals het een echte make over betaamt, mét een vóór en een na. Vandaag de vóór. Volgende week de na. Veel herkenning gewenst!

Vóór Getting Things Done (door Myriam)

9u
De werkdag start met het openen van mijn mailbox. Ik scroll wat heen en weer tussen de 300 mails die mijn postbus gemiddeld rijk is. Pfff, zoveel mails… Ik zou zo graag nog eens de tijd hebben om een rondje te doen op de vestiging om naar de collega’s te luisteren en te horen wat er leeft.

Ik bekijk eerst de meest recente en start met het beantwoorden van de gemakkelijkste. Daarna ga ik door de met vlaggetjes gemarkeerde mails, welke ik eerder getagd heb als de voor mij meest dringende. Ik open zo’n bericht en stel vast dat hiervoor nog wat opzoekwerk vereist is in een andere applicatie, het loonprogramma.

9u30
Terwijl het loonprogramma opstart, open ik vlug nog een andere mail in de veronderstelling dat ik deze vlug kan behandelen. Tien minuten later ben ik nog steeds bezig met die laatste mail en ben ik vergeten waarom ik het loonprogramma geopend heb. Ik zoek de betrokken mail opnieuw om de opdracht weer helder te hebben. Op dat moment komt een collega het kantoor binnen met een vraag. Ik beantwoord deze onmiddellijk want HR dient service-minded te zijn, niet waar?

Ik begin me wat onrustig te voelen: de werkdag is een half uur bezig en toch heb ik niet de indruk dat ik al efficiënt gewerkt heb…

Tijd voor een koffie!

9u45
Ik denk even na: waar was ik alweer mee bezig? Oh, ja, die mail met het opzoekwerk in het loonprogramma. Verdorie, ik ontdek dat ik blijkbaar eerst mijn leidinggevende moet consulteren voor ik het nodige opzoekwerk kan doen. Hij is niet te bereiken want in meeting de ganse voormiddag. Ik parkeer de mail opnieuw.

Ok, tijd om mijn agenda eens te bekijken. Ai, om 10u meeting met de projectgroep onboarding, die had ik even over het hoofd gezien. Wat diende ik hier alweer voor te doen? Ik zoek mijn notities van de vorige meeting en vind die niet onmiddellijk terug in mijn goed gevulde schrift. Ah, ja, ik had die in een apart TO DO mapje gestoken. Tussen al de geschreven informatie vind ik eindelijk enkele acties voor mij. Jezusmina, ik dien hier meer voor te doen dan ik dacht en ga dit onmogelijk in een kwartier kunnen klaren…

De onrust en stress nemen toe en tegelijkertijd ben ik boos op mezelf: waarom heb ik die acties niet meteen na de vorige meeting uitgevoerd of minstens ruim op tijd ingepland?

11u30
De meeting is gedaan. Ik heb me verontschuldigd voor het niet realiseren van mijn vorige to do’s en mijn nieuwe to do’s samen met de nieuwe info in mijn schrift geschreven.

Ik zou eens tijd moeten maken om mijn schrift te bekijken, want ik mis overzicht van al mijn taken. Ik voel me opgejaagd door die 300 mails die in mijn achterhoofd blijven botsen. Ik beslis om een uur mails te lezen en te behandelen.

12u30
Nog steeds 300 mails in mijn inbox. Ik heb er 10  behandeld maar tijdens de meeting én het afgelopen uur zijn er alweer 20 bijgekomen… Het is dweilen met de kraan open!

Lunch! 

Vóór Getting Things Done (door Anja)

Ik lees de tekst van mijn collega, die dezelfde functie uitoefent, maar voor een andere personeelsgroep. Oh wat herken ik me hier toch zo sterk in. Hoe vaak ik bezig ben met een bepaalde taak, waarbij ik om zoveel redenen altijd wel iets anders ertussen neem om dan… niet meer te weten waarmee ik bezig was.

Hoeveel taken ik eigenlijk wel heb, waar ik aan gewerkt heb, maar dat losse eindje he. Dat ik nog iets, dat niet dringend is en dus steeds opschuif, zou moeten doen opdat ik die taak echt als “klaar” kan beschouwen. Spijtig eigenlijk, want mijn lijst van taken wordt er niet kleiner door.

Of hoe ik uit een meeting kom en eigenlijk echt gemotiveerd ben om de zaken te doen die ik zonet beloofd heb, maar toch opzij zet om nog snel die dringende zaken af te handelen. Uiteindelijk verdwijnen de opgeschreven taken ergens en dan, op het moment dat ik vervolgmeeting heb, weet ik niet meer goed wat we ook alweer afgesproken hadden.

Ik voel dat ik het toch beter anders zou aanpakken, maar trap telkens opnieuw in dezelfde valkuilen. 

door Dirk Vercruysse op 10 oktober 2018
Meer blog posts in de categorie gastblog, coaching

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter