Extreme make over: Getting Things Done in HR land, enkele maanden later

Leestijd: 4 minuten

Ik coachte onlangs twee dames, beide HR business partner, met de GTD methode. Het bedrijf waarvoor zij werken is in volle transformatie en dat hadden ze geweten. Een kleine bloemlezing van dingen die ze wilden aanpakken: overvolle mailbox, onduidelijke prioriteiten, uitstelgedrag, onvoldoende focus, beperkt overzicht, onrust. Het werden enkele pittige sessies maar ik laat ze hier liever zelf aan het woord. En zoals het een echte make over betaamt, mét een vóór en een na. Hieronder de na. Of lees eerst de vóór. Veel herkenning gewenst!

Na enkele maanden (door Myriam)

9u

Ik start mijn werkdag met het openen van mijn agenda en takenlijst en begin vervolgens met 3 dringende maar eenvoudige taken. Die zijn in mijn takenlijst gemarkeerd met het trefwoord TODAY én een duidelijke omschrijving van mijn eerstvolgende actie.

9u30

Ik ben trots op mijn focus en de afwerking van deze 3 acties, ik heb een koffie verdiend!
Tijd voor een ‘eat the frog’ taak: facturen nakijken. Dit doe ik echt niet graag maar als het gebeurd is, komt er telkens veel energie vrij en ben ik trots dat de ‘frog’ doorgeslikt is!
Op het moment dat ik aan deze taak wil beginnen, komt een collega het kantoor binnen. Ik vraag haar kort wat ze van mij verwacht en plan deze actie onmiddellijk in mijn agenda voor morgen.


9u45

Alle facturen zijn nagekeken, driewerf hoera!!!
Ik heb nog een kwartier voor mijn meeting start. De voorbereidende acties hiervoor werkte ik gisteren af, dus no stress. Ik denk na over wat ik de resterende 10 minuten kan en wil doen. Ik beslis om alvast wat mails van vandaag te behandelen. Er zitten slechts 10 mails in mijn postbus omdat ik ze elke dag verwerk op de GTD manier: de mails die in 2 minuten kunnen afgehandeld worden, verwerk ik onmiddellijk, de overige zet ik om in helder omschreven eerstvolgende acties in mijn takenlijst. Resultaat: mailbox leeg, joepie!
 
11u30

De meeting is gedaan en ik heb mijn eerstvolgende acties tijdens de meeting al in mijn takenlijst gezet. Ik bekijk mijn agenda nog eens en plan de afhandeling van deze acties in, ruim 2 weken voor de volgende meeting plaatsvindt.
Ik beslis om een uur de tijd te nemen voor een bijpraatrondje met de collega’s van deze vestiging. Deze momenten zijn zo ontzettend zinvol en geven me veel energie: bewust naar hen luisteren zonder gehaast of gestresseerd te zijn.
Lunch!

Na enkele maanden (door Anja)

Samen met Myriam GTD coaching gevolgd. Ik moet toegeven, ik was kritisch naar onze coach toe. Maar wat heeft het me geholpen. De hoeveelheid taken – “dat zou ik nog moeten doen en ah ja, dat ook” – gaan niet meer te pas en te onpas door mijn hoofd. En als het toch gebeurt, dan is het duidelijk tijd voor een minddump. Even tijd maken voor mijn vol hoofd en alle stuff neerschrijven. Dan besef ik al gauw dat ik me zorgen maak om niets. Al deze zaken staan al opgeschreven en ingepland. Alles wat ik vandaag zeker moet doen, staat ook heel duidelijk in mijn agenda. Oef, ik kan me terug concentreren op mijn geplande taken.
Ik pak mijn dag wel wat anders aan dan Myriam. Ik start met een “première”, zoals ik het zo graag noem. Die lastige taak, die toch wel wat werk vereist en waar ik duidelijk zin in heb om ze uit te stellen. Ik besteed mijn eerste werkuur volledig aan deze taak. Ik ben zo trots wanneer deze klaar is. Nu ga ik mijn dag beginnen. Ik heb er zin in.
Ik begin aan mijn mails en ik zet mijn timer op een half uur. Deze heb ik toch nodig opdat ik niet in mijn valkuil trap en me laat afleiden door mails te behandelen die teveel tijd vragen. Het half uur tikt weg en ik voel de drive om zoveel mogelijk mails te verwerken, liefst zelfs mijn mailbox terug leeg zoals gisterenavond. Yes, het is gelukt!
Ideaal, net op tijd voor die meeting. Gelukkig moet ik niets meer voorbereiden, want ik heb nu de gewoonte om een half uur na elke meeting te plannen om steeds onmiddellijk al mijn to do’s in mijn takenlijst te zetten en in te plannen of te delegeren. Gewoon even mijn takenlijst erbij nemen, zoeken op de naam van de meeting en ik ben er klaar voor.
Dirk, ik weet dat ik niet de gemakkelijkste klant was en je vanuit mijn blauwe voorkeurgedrag (Insights Discovery) bestookt heb met vragen en je zelfs af en toe in vraag heb gesteld. Ik ga misschien niet akkoord met elk klein detail, maar zeker en vast wel met de grote lijnen en de gehele GTD- denkwijze. Ik heb ontzettend veel geleerd, ben nog steeds aan het leren en kan je alleen maar bedanken omdat je me meer grip hebt gegeven op mijn persoonlijk management en daardoor ook op mijn werk.
Myriam, ook jou wil ik bedanken. Ik vind het super dat we onze GTD reis als buddies verderzetten. Het samen doen van ons wekelijks onderhoud helpt me enorm om op het goede pad te blijven. Yes, we can!

door Dirk Vercruysse op 22 oktober 2018
Meer blog posts in de categorie gastblog, coaching

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter