Geen benul wat je prioriteiten zijn? Je omgeving is je dankbaar

Leestijd: 4 minuten

Wat doe je eerst? En wat erna? En daarna? En ben je dan ook tevreden met wat je vandaag, deze week voor elkaar gekregen hebt?
Niet makkelijk he.
Een eenvoudige bak met genummerde taken, daar droom ik soms van.
Je start met nummer 1, dan nummer 2, dan drie ...

Prioriteiten dus. Maar wat zijn prioriteiten? En belangrijker, wat is voor jou prioritair?

De (gratis online versie van) Van Dale geeft twee betekenissen. 1. het vóór mogen gaan en 2. datgene wat voorrang krijgt of hoort te krijgen.
Duidelijk. Of niet?
Want wat mag er dan vóór gaan? Of wat is zo belangrijk dat het voorrang hoort te krijgen?

Laten we ’s proberen ...

Op 1: Een klant mailt met een klacht. Hij dreigt ermee zijn contract op te zeggen.
Je collega komt je halen voor een meeting die je helemaal vergeten was. “Iedereen wacht op jou …"
De juf belt dat je kind ziek is en niet op school kan blijven.

Over deze dingen hoef je niet na te denken. Je ganse lijf klapt als een filmbord en roept … actie! Je voelt je instinctief verantwoordelijk en gaat zonder nadenken doen.

Op 2: Je hebt je commitment gegeven om iets te doen op of tegen een bepaalde datum.
Een draft van een nieuwe procedure tegen vrijdagmiddag. Een meeting die je toegezegde.
Anderen rekenen op jou of zijn zelfs afhankelijk van jou.

Op 3: al de rest eigenlijk. Hieruit slim kiezen is misschien wel de moeilijkste opdracht. Je wordt niet vooruitgebrand door een "alles aan de kant” noodgeval, een deadline of een afspraak in je agenda.

Op 1 hebben we de noodgevallen. Deze kan je niet uitsluiten. Ze hebben als het ware macht over ons, overmacht. Sommige situaties zijn echter het resultaat van een gebrekkige voorbereiding, onvoldoende planning of preventie. Ze zijn dus te vermijden mits je tijd reserveert om beter te plannen en je werkwijzen te evalueren en optimaliseren. Doe je dit niet, dan wordt alles dringend en schijnbaar belangrijk. Een goeie planning en overzicht helpt ook om flexibeler en rustiger om te springen met noodgevallen. Je ziet in een oogopslag wat je moet afzeggen of delegeren.

Op 2 heb je de dingen die je in principe zelf in de hand hebt. Ook als ze gewoon “part of the job” zijn. Dit lijkt misschien niet altijd zo, maar je zou versteld staan hoeveel je zelf kan sturen. Denk dus goed na voor je met iets instemt en zet het dan in je agenda. Zeg je ja, en kom je de afspraak niet na, dan word je minder betrouwbaar.

Je gaat niet enkel commitments aan met anderen maar ook met jezelf, vaak zelfs onbewust. Geef deze afspraken minstens dezelfde aandacht en prioriteit. Doe je dit niet, dan word je onbetrouwbaar voor jezelf. En dat kost tonnen energie. Het uit zich vaak in de vorm van zelfmedelijden “ik ben hier niet goed in” of vluchtgedrag “eerst mijn mails checken”. Behandel de blokken tijd die je voor jezelf reserveerde zoals elke andere afspraak. Eéntje met jezelf. Niet opdagen is niet ok. Word je world's worst boss niet, zoals Seth Godin op zijn heerlijke blog schrijft.

Op 3 loert busy-ness om de hoek. Je klikt door naar elke nieuwe e-mail, je holt van de ene vergadering naar de andere, je bent de eerste om je collega’s te hulp te snellen … En ’s avonds ben je uitgeput maar niet voldaan. Waarom? Omdat dit soort werk je niet de nodige brandstof geeft om beter te doen, om verder of hoger te springen.

Waarom koos jij voor deze job? Wat drijft jou? Wat wil jij waarmaken het komende jaar? Waar zie jij jezelf binnen 5 jaar? Waar ben jij van kop tot teen van doordrongen?

In de antwoorden op deze vragen ligt het echt productieve werk. De dingen die je helpen om je doelen, die van je team of je organisatie te realiseren. En misschien zelfs de reden waarom ze jou verkozen boven die andere kandidaat. Denk hier ’s over na. Zet het op papier. Bespreek het met je manager en collega’s. Tijd maken voor je echte werk is moeilijk. Weg van de automatische piloot. Nee zeggen. Je tijd en prioriteiten beschermen tegen de zuigkracht van je omgeving. Praat met de mensen met wie je samenwerkt. Leg hen rustig uit waarom je dit doet. Stem af. Telkens opnieuw.

En nu hoor ik je vragen: “En wat dan met al die andere taken? "Die moet ik heus ook ’s een keer doen". Natuurlijk, of course, selbstverständlich en ça va de soi. Maar bekijk ze niet meer als de kern van je werk.

Wanneer ben jij niet meer dan vergadervlees? Challenge je aanwezigheid.

Moet jij overwerken omdat je alles laat vallen voor iedereen? Onderhandel.

Moet elke e-mail onmiddellijk beantwoord worden? Maak hier afspraken over.

En dan gaat het van ...

"Hoe was je dag?" "Goed. ik heb 500 e-mails verwerkt. Maar laat me nu maar. Ik plof in de zetel".

naar ...

"Hoe was je dag?" "Geweldig! Ik heb een nieuwe template ontwikkeld die ons tonnen tijd gaat besparen de komende maanden. Ik ga nog wat baantjes trekken in het zwembad".

door Dirk Vercruysse op 14 november 2019
Meer blog posts in de categorie productiviteit

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter