Kies je productief met heldere prioriteiten ...

Leestijd: 3 minuten

Over prioriteiten in overvolle tijden …

Keuzestress. Ik heb er soms last van. Zoals laatst op zondagochtend. 
"Lees ik de bijlage van de gedrukte krant of ga ik voor het gratis magazine dat ik bij de bakker meegriste? Of toch maar dat online magazine? Of dat boek dat al zo lang op de salontafel kampeert?"

We leven in een wereld van “veel" en "altijd maar meer".

De keuze die ik zondag moest maken heeft niet meteen impact op mijn leven of werk.
Een ander verhaal wordt het als je “zondag" vervangt door “maandag". En “thuis" door "druk kantoor”. 

David Allen zegt het zo: “You can do anything but you can’t do everything”.

Je kan dus maar beter slimme keuzes maken. 
En met een strategie als “ik hoop dat er niks belangrijkers was ...” kom je meestal niet ver. 

Kies je productief

Het is heerlijk om geconcentreerd met iets bezig te zijn. 
Of je nu nadenkt over een manier om je meetings efficiënter te maken of toonladders op je nieuwe gitaar zit te tokkelen. 
Je vergeet de tijd, een licht genot maakt zich van je meester.

In "Getting Things Done" (GTD) noemen we dit de productiviteitservaring.
De Amerikaanse psycholoog Mihaly Csikszentmihalyi noemde deze mentale toestand “Flow”. 

Er zijn verschillende situaties waarin je een opperste staat van concentratie kan bereiken

  • Er is een nakende deadline, je moet en zal die planning afwerken, ook al kost het je extra avonden en misschien zelfs nachten. 
  • Iets gaat verschrikkelijk verkeerd
    Ik werkte lange tijd als ICT projectleider en schepte er een bijna masochistisch genoegen in wanneer een server te laat werd geleverd of een budget plots veel te krap bleek.

    Niks "nog effe door mijn nieuwe e-mails klikken".
    Nee, daar lag mijn prioriteit van de dag te blinken (of te bloeden).

    Hoefde ik mijn hersenen niet te pijnigen over wat ik allemaal zou gaan doen vandaag.
    Maar “Flow" zou ik dit niet noemen.
    Het Duitse “Sturm" zou hier beter passen. 

In deze gevallen kan je moeilijk spreken van een weloverwogen keuze. 
Een externe gebeurtenis dringt zich aan je op.
Of iets heeft zichzelf tot prioriteit verheven doordat je het zo lang hebt verwaarloosd of uitgesteld.

Op zo'n moment kan iedereen productief zijn. 

Begrijp me niet verkeerd, er is niks mis met deadlines en shit (sometimes) happens. Ik presteer ook beter onder wat extra druk.
Maar rennen van deadline naar deadline? Altijd druk druk druk? Alleen maar reageren?

Er is een betere manier om effectiever en productiever te zijn

Maak je keuzes met vertrouwen!

Wat heb je daar voor nodig?

  • Een centraal overzicht van al je commitments. Op een slimme manier geordend.
    Zeg nu ’s eerlijk, hoe kan je in hemelsnaam een goeie keuze maken wanneer je taken, beloftes en afspraken verspreid liggen over je mailbox, post-it’s, takenlijstjes, krabbels op je hand, dingen in je hoofd?
  • Een pikorde in dat overzicht: 
    • Wat moet je vandaag doen: vastgelegde afspraken en meetings, beloftes aan collega’s en klanten … Die staan in je agenda. Deadlines ook. 
    • Dan je actielijsten.
      Deze zijn slim georganiseerd.
      Op context bijvoorbeeld. Zoals: "waar moet ik zijn om deze actie te kunnen doen, bij wie, hoeveel energie heb ik etc".
      Je trekt in de winter toch ook niet voortdurend je lade met zomerse bikini’s en bermuda shorts open? Right?

En wil je je dagelijkse keuzes beter laten aansluiten op wat je belangrijk vindt of nastreeft op langere termijn?

Dan zijn er de GTD aandachtshorizonnen
Het zijn verschillende niveau’s van waarop je je (levens)werk kan bekijken. 
Je rollen en verantwoordelijkheden.
Je doelen voor de komende anderhalf tot twee jaar.
Je visie voor de komende vijf jaar.
Deze horizonnen helpen je om je prioriteiten duidelijker te zien. En dus ook om wat vaker nee te zeggen. 

Werk ze ’s uit (een mindmap is een leuke manier), herbekijk ze regelmatig en ze zullen je kompas worden in deze wereld van “veel" en "altijd maar meer". 

Doe!

Waar wil je de laatste maanden van het jaar op focussen? Maakt niet uit of het privé of voor je werk is. 
Bekijk dit bij de start van je (werk)dag. 
Wedden dat je je e-mails of Facebook even laat voor wat ze zijn? 

door Dirk Vercruysse op 06 oktober 2017
Meer blog posts in de categorie gtd

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter