“Mijn omgeving laat het niet toe om productief te zijn.” Of wel?

Leestijd: 3 minuten

Stel: je hebt beslist je werkdag anders aan te pakken
Je duikt ’s morgens niet meteen in je e-mails maar start je dag met een paar minuten reflectie
Je overloopt je todo lijstje en kiest je belangrijkste taken.
In je agenda staan 2 meetings. Je hebt tijd ingepland om ze voor te bereiden. 
Je kent je deadlines, die heb je netjes in je agenda genoteerd. Je weet wat je aan je collega’s hebt beloofd en bent trots dat je je beloftes zal kunnen nakomen.
En binnen de afgesproken tijd

Maar de laatste tijd bekijken je collega’s je anders. Ze vinden je misschien een beetje arrogant. Of afstandelijk. 
Je durft al ’s nee te zeggen op een last minute vraag en gisteren sloeg je een een meeting af omdat het niet duidelijk was waarom je er bij moest zijn. 

Het vergt moed en doorzettingsvermogen om te veranderen. 

Om bewust te kiezen hoe jij je tijd en energie wil inzetten. 
Maar jij hebt vanaf nu je zaakjes voor elkaar. Toch? 

En dan barst de hel los. 

Je manager loopt binnen en wil dat je NU de cijfers van het laatste kwartaal ophoest.
"Is dat die meeting die al weken geleden aangekondigd werd", flitst er door je hoofd?

Je collega van sales staat aan je bureau. Heb je haar e-mail dan niet gezien?
Ze heeft nog snel wat info nodig voor de salesdag … van morgen. Maar het zal niet lang duren hoor.

Je telefoon gaat. “Zeg, kort vraagje …”. 

Sartre schreef het al: “L’enfer, c’est les autres”.

Ik zeg dit met een glimlach.
Maar ik wil het nog ’s herhalen:

 Het vergt moed en doorzettingsvermogen om anders te gaan werken.

Collega’s, partners, klanten ...
Zij hebben verwachtingen over jou en je werk.
En die verwachtingen stroken niet altijd met hoe jij je werk wil aanpakken.

Maar hoe zorg je ervoor dat de samenwerking toch vlot verloopt? 

Schep duidelijkheid

Leg uit wat je wil veranderen en waarom.
Wees geduldig en weet dat je dit vaak zal moeten herhalen.

Wil je ’s morgens je moeilijkste taken aanpakken? Vertel je collega’s dat je daarvoor op een rustige plek gaat zitten en daarna terug beschikbaar bent.

Als je hierin een evenwicht gevonden hebt, kan je het zelfs proberen aan te brengen bij je klanten. 

Zo vertelt Tim Ferris in zijn boek, the 4 hour work week, dat hij een automatisch e-mail antwoord heeft ingesteld met de melding dat hij zijn e-mails maar 2 keer per dag leest. Om zijn klanten nog beter te kunnen helpen ...

Natuurlijk hoef jij dit niet meteen te gaan doen. Misschien is het eigen aan je job of rol om kort op de bal te spelen. Maar ik merk soms dat mensen zich hier achter verstoppen. 

Denk ’s na, bespreek en kijk of je hier iets kan verbeteren. 

Wie, wat, wanneer, hoe?

Maak duidelijke afspraken over wie voor wat verantwoordelijk is.
Dat spaart een hoop misverstanden uit.

En als je dan toch iets delegeert, wees dan duidelijk over wat je precies verwacht en tegen wanneer. 

Maak afspraken over hoe je wil communiceren

Moet alles via e-mail en moet iedereen altijd in kopie?
Of zijn er slimmere manieren om informatie te delen? 

Een dagelijks, kort overlegmoment met het team? Samen lunchen? Dit kan helpen om elkaar niet om de haverklap te moeten onderbreken.
Het kan dan helpen om een lijstje bij te houden van de dingen die je met iemand of in een overleg wil bespreken.  

Bekijk jullie agenda voor de komende week

In GTD’s wekelijks onderhoud overloop je je agenda voor de komende week. 
Zo weet je wat er je te doen staat.
Doe dit ook ’s samen met je collega’s of teamgenoten.
Zo zijn jullie op de hoogte van elkaars planning en workload. 

Ken en gebruik je tools

Gebruik je de beschikbare tools om leuker en efficiënter samen te werken? 
Kijk ’s naar de oplossingen die je bedrijf je biedt en maak afspraken over hoe je ze wil gebruiken.

Kan je ook de samenwerking en communicatie met je klant optimaliseren? Doen!  

Vergader slim en met mate

Wie neemt er graag deel aan een meeting zonder geboekte meeting room, agenda, gewenste uitkomst en actiepunten?

En toch en toch ... 

Wees flexibel

Een dag loopt nooit helemaal zoals gepland. 
Hou wat tijd vrij voor onaangekondigde zaken
Maar ga niet mee in elke last minute vraag of afleiding.

De vorige punten kunnen je hierbij helpen. 

En jij?

Wat zijn jouw tips om productief te blijven in een moeilijk te controleren omgeving?

door Dirk Vercruysse op 11 april 2018
Meer blog posts in de categorie productiviteit

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter