Neemt u deze opdracht tot uw wettige taak? NEE!

Leestijd: 3 minuten

Er zijn maar 24 uren in een dag. En vaak volstaat dat niet.
De kwaliteit van je werk en leven lijdt er onder wanneer je te veel hooi op je vork wil nemen.
Dus is er maar één oplossing: kiezen. Nee zeggen. Tegen je collega’s maar ook tegen jezelf.

Ik herinner me een bullebak van een collega die op alles nee zei. En er zichtbaar van genoot. Gewoon om je te treiteren.
De meesten onder ons hebben er wel problemen mee.

Wij gaan voor de “nee" waar iedereen beter van wordt.

Maar waarom krijgen we die “nee” zo moeilijk over onze lippen?

Je zegt tegen alles ja, want je wil geen kansen laten liggen. 
Er komt iets interessants op je pad. Je kan er niet aan weerstaan, ook al heb je nog heel wat werk voor de boeg.
Lijst je rollen en verantwoordelijkheden op en bepaal waar je in de komende tijd wil op gaan focussen. 
Werk dit verder uit in projecten en acties en beslis opnieuw waar je de klemtoon op wil leggen.
Bekijk dit regelmatig. Het kan je helpen als je weer ’s iets te enthousiast “ja" wil zeggen.

Je wil de relatie met de vrager niet schaden.
Dus gebruik je een snelle smoes om eraan te ontsnappen. O zo menselijk!!!
Je baas vraagt om zaterdag te komen helpen om een belangrijke mailing uit te sturen?
"Sorry, maar ik moet met mijn cavia naar de dierenarts en ik ben de enige die het diertje in bedwang kan houden …" 
Ok, zondag dan?
Euh ...
Zeg nee als je nee denkt. Zeg de waarheid. 
Uitvluchten kunnen je even uit een benarde situatie redden maar lossen niks op.
De waarheid zeggen is soms moeilijk, maar hiermee baken je je grenzen af en maak je je prioriteiten duidelijk.
En zeg niet gewoon dat je ’t te druk hebt, want dat klinkt al vlug als een flauw excuus. 
Want we hebben het toch allemaal te druk, niet?

De vraag zet je onverwacht in de spotlights.
Je krijgt een vraag, je kan ze niet snel genoeg doordenken, dus kies je voor het veiligste antwoord "… euh ja."
Maar misschien wil je wat meer tijd. Tijd om dit af te wegen tegen al het andere dat je nog te doen staat. 
Of tijd om je “nee" te staven.
In beide gevallen, stap uit de spotlights. 
Zeg "geef me 5 minuten" of "ik ga er ’s over nadenken".
Neem je tijd, neem een doordachte beslissing en ga dan de conversatie aan.

Je wil niet zwak overkomen. "Hij/zij kan het niet aan …"
Soms ben je gewoon bang om nee te zeggen omdat je denkt zo aan te geven dat je ’t niet kan bolwerken.
Je voelt je een beetje schuldig en dat is niet abnormaal.
Zorg er voor dat je een goed overzicht hebt van al je uitstaande projecten, taken etc. 
En gebruik dit als een belangrijke ja achter je nee.
Zeg wat je wel wil, en gebruikt dit om je nee te ondersteunen.
Er wordt je gevraagd mee te werken aan het opstarten van een nieuw project? 
“Nee, dit gaat niet (je “nee”). Mijn focus voor de komende maanden ligt op projecten x en y. Ik wil daar absoluut een goeie job doen.” (je “ja")

Zulk een nee klinkt veel krachtiger dan een botte “geen tijd” of “te druk”.
Je kan zelfs een derde mogelijkheid introduceren: "Ik kan wel een uurtje per week vrijmaken, op welke manier kan ik het best bijdragen?"

En dan nog een laatste tip:
Doe zoals een project manager en kijk of er kan onderhandeld worden over de vraag.
Bij de start van een project legt men afspraken vast over wat er moet opgeleverd worden (scope), met welke middelen (budget, mensen, etc) en tegen welke datum (tijd).
Deze 3 variabelen worden voorgesteld als een driehoek (the triangle of constraints).
Wanneer één van deze variabelen wijzigt, heeft dat impact op minstens één van de andere twee.
Er moet meer opgeleverd worden dan voorzien? "Dat kan, maar dan hebben we meer mensen nodig of gaan we later opleveren. "
Er zijn minder middelen voor het project dan begroot? “Kunnen we discussiëren over wat er moet opgeleverd worden?"

Met de "Project Management nee" leg je de gevolgen uit van een ja. 
Je zegt nee tegen de oorspronkelijk vraag maar laat een ja open indien de andere variabelen kunnen gewijzigd worden.
Je moet een presentatie klaar hebben tegen ’t einde van de week maar dit is onmogelijk gezien je andere taken? 
Vraag of het later kan (tijd), stel een versie zonder slides voor (scope) of vraag extra hulp (middelen). 

Zeg niet zomaar ja op alles. Zorg voor een goed overzicht van al je commitments en bepaal waar jij je aandacht aan wil schenken. 
En laat toch ook een gaatje in je planning vrij voor niet-voorziene zaken. Misschien wordt één van hen je belangrijke “ja”?

door Dirk Vercruysse op 24 januari 2017
Meer blog posts in de categorie skill

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter