Slimmer werken? Maar hoe gooi je het roer om?

Leestijd: 2 minuten

Onlangs stelde iemand me deze interessante vraag:

"Je kan een nieuw systeem als Getting Things Done (GTD) introduceren, maar hoe ga je om met alles wat al in je mailbox zit en alle losse eindjes die ergens rondzweven? Je kan immers niet van scratch beginnen. En het is de huidige situatie die voor chaos zorgt."

De kracht van GTD schuilt in volgend eenvoudig principe: met een  complete en actuele inventaris van al je commitments, geordend en regelmatig gereviewd, heb je het overzicht en de controle om betere keuzes te maken over wat je doet en niet doet. Simpel toch? 

Maar je begint dus met een backlog aan projecten en projectjes, todo's, hele en halve verantwoordelijkheden. Sommige heb je netjes genoteerd. Andere hou je ergens in je hoofd. Nog andere liggen verstopt in een berg papier op je bureau. En hoe lang is het geleden dat je de bodem van je e-mail inbox nog ’s zag?

Voor alle dingen die je aandacht trekken en waarover je nog geen beslissing hebt genomen, hebben we in GTD een mooie naam: stuff. 
Die stuff moet je eerst gaan verzamelen. Kies alvast een box die jouw verzamelwoede aankan. ;-) 

Laten we beginnen met de fysieke stuff:
verzamel alle papier dat op je bureau ligt, in je laden, je portefeuille, je tas. Wat je niet wil houden, gooi je meteen weg.
Kijk ’s goed rond. Zie je spullen die stuk, leeg of verouderd zijn? Deze dingen eisen ongevraagd je waardevolle aandacht op en zijn dus stuff. Verzamelen dus!
Een kapotte rekenmachine, een lege nietjesmachine, een kalender van het voorbije jaar aan je muur, allemaal stuff! Verzamel het fysieke stuk zelf of maak er een notitie over die je vervolgens in je verzamelbox gooit. 

Denk je soms “ik heb zo veel aan mijn hoofd”? Goed nieuws, in GTD gaan we voor een extern geheugen.
Ga ergens rustig zitten, en schrijf alles op wat je bezig houdt, alles waar je nog iets mee wil, moet of kan en dat je nog niet hebt ondergebracht in één of ander systeem. Projecten, afspraken, todo’s, beloftes, ideeën, dromen, allemaal mentale stuff.
Je hoeft geen roman te schrijven, zelfs geen gedicht, als jij maar wijs raakt uit je omschrijving is het ok.

Veel mensen hebben in de loop der jaren verschillende reminder-systemen opgezet op de computer of smartphone.
Excel bladen met acties, Outlook taken, taken in de agenda, of misschien zelfs een todo app. Maak een lijst van alle plaatsen waar je todo’s, taken etc hebt ondergebracht.

Klaar? Leun ’s achterover en rek je uit. Hoe voelt dit? Indrukwekkend niet?
En misschien zelfs een beetje beangstigend.
Vermoedelijk heb je een berg stuff verzameld. Al die dingen spelen soms bewust maar meestal onbewust door je hoofd.
Arm hoofd … maar vrees niet … dit gaat niet terug in je hoofd maar stand pede een extern systeem in.
Zo kan je hoofd een divisie hoger gaan spelen, daar waar het kan uitblinken in creativiteit. 

door Dirk Vercruysse op 30 oktober 2016
Meer blog posts in de categorie gtd

Heb je nog vragen

Contacteer ons

Je mag ons alles vragen … over GTD, onze opleidingen, GTD oplossingen voor jouw uitdagingen ... Geef een belletje, stuur een bericht, lok ons met een expresso. Wij maken zsm tijd voor jou!

Wil je graag weten hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens?

0496 57 43 98
Linkedin Twitter